做好規(guī)劃，才能解決“找不到、理還亂”的辦公收納痛癥

據(jù)統(tǒng)計(jì)：一個(gè)現(xiàn)代商務(wù)人士，平均每天會(huì)接收大約190類(lèi)形形色色的信息，一年花在找東西上的時(shí)間大約是150小時(shí)。如果按照每天8小時(shí)工作時(shí)長(zhǎng)計(jì)算，這也就意味著，一年將會(huì)耗用近19天的工作時(shí)間用以找東西。

那些容易發(fā)生“找東西”的辦公室，一般會(huì)有這樣的場(chǎng)景：

辦公空間裝修時(shí)未考慮收納空間，美美的環(huán)境很快被雜物堆滿；

每個(gè)人都分配了收納空間，可東西還是隨手亂放，用時(shí)經(jīng)常找不到；

行政人員每天被無(wú)數(shù)人問(wèn)東西在哪里；

……

這些看似是收納技能及個(gè)人習(xí)慣導(dǎo)致的問(wèn)題，其實(shí)背后大有文章，隱患來(lái)源于辦公空間的不合理規(guī)劃。

井然有序的辦公環(huán)境，是可以帶來(lái)愉悅感，讓工作事半功倍的。我將以我參與設(shè)計(jì)的辦公空間設(shè)計(jì)為例，從人性化視角來(lái)聊一聊，如何通過(guò)規(guī)劃辦公收納空間，提升辦公效率，并且節(jié)省行政開(kāi)支。

辦公收納空間的規(guī)劃，要從三個(gè)方面進(jìn)行考量，即人的行為動(dòng)線、物品的收納系統(tǒng)、空間的可變性。

人有犯懶的天性，在行為上表現(xiàn)為怎么方便怎么來(lái)，哪里順手放哪里。辦公空間裝修完成后，格局和收納空間的可變性就會(huì)降低，所以在辦公空間設(shè)計(jì)之初，除了要考慮未來(lái)公司人員結(jié)構(gòu)的變化外，還要考慮人的行為動(dòng)線，不要指望人會(huì)為了保持環(huán)境而改變自己的行為習(xí)慣。

以我參與的辦公空間設(shè)計(jì)為例，在每個(gè)辦公區(qū)域的入門(mén)位置設(shè)計(jì)了包含掛衣區(qū)、放鞋區(qū)、個(gè)人Locker區(qū)的功能型墻柜。這樣的設(shè)計(jì)，是基于對(duì)原辦公室的觀察：大多數(shù)員工上班時(shí)會(huì)把外套、隨身包堆放在座位周邊，占用辦公位，工作空間局促難受，視覺(jué)效果多顯凌亂。

有了這排墻柜：冬日可脫掉厚重外套、依次掛放，夏季時(shí)可立刻取下備用薄衫；如遇雨雪天氣，還可以將更換下的鞋子擱置于掛衣區(qū)下層，避免將辦公區(qū)域弄臟、弄濕；每位員工分配專(zhuān)屬Locker，各自將貴重包袋、健身裝備、私人物品等放入其中。

通過(guò)該區(qū)域設(shè)置，將脫衣、換鞋、放包、取物幾條重復(fù)動(dòng)線精簡(jiǎn)為一，減少了行為步驟，并將行為發(fā)生相關(guān)物品沿著動(dòng)線集中收納，所有人都感受到空間設(shè)計(jì)上的友好，并在很大程度上降低了遵守與記憶物品收納的難度，辦公收納也得以呈現(xiàn)整齊一致的視覺(jué)效果。

我把上面的設(shè)計(jì)歸結(jié)為動(dòng)線最短及行為順暢，考量的是使用場(chǎng)景中人的行為的自然發(fā)生，物品拿取便利、放回也很便利，如此一來(lái)，收納規(guī)則自然會(huì)被更多人所接受、遵守，有利于辦公環(huán)境的維護(hù)。

此外，在這個(gè)案例中，辦公區(qū)域中軸鋪上顏色、材質(zhì)相同的地毯，將不同功能塊區(qū)域串聯(lián)起來(lái)，亦是動(dòng)線最短的一種輔助表達(dá)，在空間上潛移默化引導(dǎo)行為的正確發(fā)生。

90后一代，對(duì)“顏值”尤其在意，在選擇就業(yè)時(shí)，那些辦公環(huán)境出眾的公司會(huì)得到更多青睞。

但是很多公司新裝修初期顏值在線，使用一段時(shí)間后，人多物雜，好環(huán)境不復(fù)存在。有沒(méi)有辦法讓辦公環(huán)境有長(zhǎng)久的“保鮮期”呢？

進(jìn)入辦公室主要職責(zé)是“工作”，很難讓所有人都拿出專(zhuān)門(mén)精力維護(hù)環(huán)境，而每個(gè)人的行為又確實(shí)對(duì)辦公空間產(chǎn)生了影響，各種公共物品，加上人員的流動(dòng)性，如何讓大家記住物品的位置，并養(yǎng)成從哪拿放哪去的習(xí)慣？

在這里提一個(gè)概念，物品收納系統(tǒng)，它要從人的使用角度出發(fā)，在考慮“容易看到”、“方便拿到”之前，更要思考是否“方便放回”，只有易于看到、易于取與放，才是好用的收納狀態(tài)。

在這個(gè)辦公空間的茶水間設(shè)計(jì)上，操作臺(tái)自左向右放置了微波爐、燒水壺與咖啡機(jī)，皆順應(yīng)了多數(shù)人右手操作電器的習(xí)慣。

根據(jù)使用場(chǎng)景與拿取便利，這個(gè)看似微小的空間里充滿了各種“內(nèi)心戲”：

微波爐下柜收納高頻使用的碗碟、微波器皿、微波食品等相關(guān)物品，而上柜則收納中低頻使用的餐具類(lèi)物品；

中右區(qū)柜臺(tái)是燒水壺、咖啡機(jī)，那么上柜用以收納沖泡飲品等物品，如茶杯、茶葉、咖啡豆，而下方收納柜則收納較重的物品，如牛奶、咖啡機(jī)清潔劑等；已開(kāi)封的、高頻使用的茶葉、咖啡豆可收納于吊籃里，無(wú)聲提醒大家盡快使用已開(kāi)封物品。

同理，在大型辦公物品的擺放上，也要從人的使用角度考量，尤其是打印機(jī)、飲水機(jī)、文件柜這些公共電器與家具，應(yīng)考慮使用者就近可取。比如打印機(jī)附近收納打印紙、墨盒；飲水機(jī)附近收納一次性水杯；傳真機(jī)附近收納記錄紙筆；投影儀附近收納遙控器、轉(zhuǎn)接口、遙控筆等相關(guān)物品。

根據(jù)使用場(chǎng)景確定物品收納的位置，不僅便于取放，也是為辦公空間建立“物品地圖”，猶如給每個(gè)人大腦裝了GPS，根據(jù)場(chǎng)景自然聯(lián)想物品的位置，便于記憶，更有利于養(yǎng)成物歸其位的好習(xí)慣。

辦公物品分類(lèi)一目了然，也能幫助行政人員進(jìn)行在庫(kù)管理，避免不必要的重復(fù)購(gòu)買(mǎi)，節(jié)省行政開(kāi)支。

當(dāng)下，辦公已日益趨向需求多樣化、形式靈活化、體驗(yàn)智能化等特點(diǎn)，故在辦公空間的規(guī)劃上，尤其是一些成長(zhǎng)型的創(chuàng)業(yè)公司、聯(lián)合辦公空間，應(yīng)多多考慮空間的可變性。收納系統(tǒng)的布局因?yàn)椴豢赡?重新裝修成本太高），需提前匹配空間布局、做好系統(tǒng)規(guī)劃。

在此案中，設(shè)計(jì)之初考慮到公司未來(lái)業(yè)務(wù)的拓展，便打造了具有收納功能的模塊化階梯區(qū)，可以根據(jù)公司發(fā)展情況擴(kuò)大或縮小階梯區(qū)與辦公區(qū)的比例。

這張圖片就是階梯區(qū)的日常，沒(méi)有擺拍，為什么能做到如此的井然有序呢？其實(shí)是在階梯上設(shè)計(jì)了隱藏式收納，會(huì)議坐墊、沙包、文具、投影工具皆可輕松收納入模塊內(nèi)。

有限的辦公空間里，物品和人是源源不斷增加的。在操作這個(gè)案例時(shí)，考慮了3-5年的長(zhǎng)期規(guī)劃，將分隔墻體、窗邊矮柜都輔以收納功能，為空間可變提供了充足的收納支持。

現(xiàn)代化辦公要尊重員工的多樣性，依靠一人一位的管理是對(duì)人的束縛壓抑，尤其是創(chuàng)意型公司，可以嘗試非固定工位的模式，其實(shí)支持可變性、移動(dòng)化的辦公環(huán)境更有利于團(tuán)隊(duì)協(xié)作環(huán)境的養(yǎng)成。

辦公空間僅僅追求設(shè)計(jì)感是不夠的，想要保持井然有序舒適的環(huán)境，就不能忽視人的行為需求，從收納的視角出發(fā)，思考人的行為與空間的聯(lián)動(dòng)，才能治標(biāo)又治本地解決“找不到、理還亂”的辦公收納痛癥。