如何優(yōu)雅高效地管理辦公文檔？

穿著得體、談吐優(yōu)雅，看起來是位高效的職場精英，正在準(zhǔn)備投影儀上開始他的PPT演講。

突然屏幕閃了一下，出現(xiàn)了滿屏密布文件和快捷方式的電腦桌面，職業(yè)形象瞬間崩塌……

也許通過電腦桌面的整潔程度來判斷一個人的工作效率，是有些武斷，但是雜亂無章的文檔確實(shí)從側(cè)面反應(yīng)了一個人的工作思路。

如果你連文檔都管理不好，客戶怎么放心和你談項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)怎么放心把項(xiàng)目交給你負(fù)責(zé)呢？

管理文檔還有技巧？不就是弄一文件夾存著，要用的時(shí)候找？

回答正確！

管理文檔其實(shí)就兩個字：存和找！

▲ 要想找得快，先得存得好！

一般人編輯過程中，點(diǎn)擊保存后，為了圖方便，會選擇默認(rèn)的文件名“文檔1”、“文檔2”，或者胡亂敲幾個字母，先存上。

這時(shí)候方便了，以后找的時(shí)候就辛苦了。各個文件夾里散布著“文檔X”、“abc”、“123”這些毫無意義的文件名。如果沒有全文搜索軟件，你就必須一個個打開看里面的內(nèi)容。

你現(xiàn)在亂敲鍵盤省下來的幾秒鐘，以后會花十倍、百倍的時(shí)間來查找。

所以為了以后的高效查找，你必須給文檔取上一個有意義的，方便查找的文件名。

規(guī)范的文件命名是高效的基礎(chǔ)。

▲ 辦公文檔命名規(guī)則

不同的行業(yè)，有不同的命名方式，但是原則都差不多。

時(shí)間+內(nèi)容關(guān)鍵詞1+內(nèi)容關(guān)鍵詞2+作者+所在部門+編號/版本號

例如：

2017年-第三季度員工績效考核-營銷部

2016年圣誕節(jié)營銷方案企劃部

2017年11月7日xxx項(xiàng)目實(shí)施解決方案v1.02

2017年11月8日公司團(tuán)建活動照片

2017年9月中秋美食節(jié)照片

有了這些關(guān)鍵詞和日期，再配合高速搜索工具，就能在需要的非常方便的找到文件。

▲ 文件夾命名原則

除了規(guī)范命名文件外，還要按照不同的類別將文件存儲到不同的文件夾中。

有些人喜歡按文件擴(kuò)展名分類存儲文件，比“jpg”文件夾下面存儲圖片文件，“doc”文件夾下面存儲word文檔，這種方法其實(shí)是低效的。

擴(kuò)展名本來就已經(jīng)將文件夾類別區(qū)分開來了，在同一個j文件夾下存儲一堆彼此沒有聯(lián)系的相同擴(kuò)展名的文件，毫無意義！

正確的做法是，根據(jù)文檔彼此的聯(lián)系和隸屬關(guān)系進(jìn)行分類，文件夾的層次很好不要超過3層，盡量扁平化，以方便后期查找。

▲ 怎么快速地找到文件？

說到找文件，快如閃電呼之即來的當(dāng)然是文件名搜索軟件everything。

欣星曾經(jīng)在《職場神器everything -用10分鐘學(xué)會用法，用1秒種驚艷你的領(lǐng)導(dǎo)!》詳細(xì)介紹過用法，有興趣的朋友可以參考一下。

listary也是個不錯的選擇，在《這款讓你效率提升10倍的軟件，職場達(dá)人都在用！》中也詳細(xì)介紹了用法。

TC（total command）是一款功能非常強(qiáng)大的文件管理軟件，有很多非常人性化的功能，能夠大大地提高我們進(jìn)行文件處理的效率。唯一不足的是不像上面兩款軟件一樣容易上手，需要付出一定的學(xué)習(xí)時(shí)間成本，但是一旦上手之后就會節(jié)省許多時(shí)間。

除了以上軟件，還有全文搜索軟件，可以直接搜索文件內(nèi)的內(nèi)容關(guān)鍵字。當(dāng)你實(shí)在是想不起來文件名中的關(guān)鍵字，或者你壓根就沒有用關(guān)鍵字和日期進(jìn)行存檔的時(shí)候，只要用這種方法進(jìn)行查找。

不過全文搜索效率不高，因?yàn)樗阉鞣秶羌墧?shù)倍的增長，還是平時(shí)養(yǎng)成良好的命名習(xí)慣更為重要。

▲ 借用GTD時(shí)間管理理念來管理文檔

前面說了，要想找得快先得存得好?？墒怯袝r(shí)就是忙得一塌糊涂，根本沒有時(shí)間詳細(xì)命名文件名，就這么順手一存。

其實(shí)也有辦法，我們可以在桌面建立一個today文件夾，把當(dāng)天所有處理的文件存在里面，或者干脆存在桌面，下班前花幾分鐘處理一下。

我們來看看GTD時(shí)間管理5步驟：收集、處理、管理、執(zhí)行、回顧，將管理和執(zhí)行合并后就是一套非常實(shí)用的文件管理流程。

收集：可以把today或者桌面當(dāng)成inbox收集籃

處理：每天處理一下收集籃中的文件，進(jìn)行命名并刪除垃圾

管理：根據(jù)文件內(nèi)容設(shè)置不同的文件夾，存儲并跟蹤管理

回顧：每周回顧一次，對不合理的文檔存放進(jìn)行重新調(diào)整。

▲ 從管理文檔想到的……

其實(shí)不光是管理文檔，很多其他的軟件操作也是一樣。比如Auto Cad、PhotoShop、AI和PPT等軟件中的圖層。

圖方便，隨便命名一個圖層，在圖層不多的情況下沒有什么問題。但如果圖層很多，很復(fù)雜，就非常不容易管理了。

規(guī)范的Cad圖層會按照墻體、門窗、標(biāo)注等分類來命名，每個圖層可以單獨(dú)凍結(jié)、隱藏，編輯起來非常方便。

PS也一樣，復(fù)雜的PSD文件，將圖層按照不同的類別進(jìn)行分類之后，會給后續(xù)工作帶來很多方便。

還有瀏覽器的收藏夾，也可以按照上面介紹的方法，先收藏到一個臨時(shí)收藏夾中。然后定期按照功能、內(nèi)容、時(shí)間對收藏的網(wǎng)址進(jìn)行分類以便下次需要時(shí)能快速這位。

寫文章經(jīng)常需要各種素材，要想達(dá)到信手拈來，很好平時(shí)就建好自已的知識庫，存儲好自已的故事集、段子庫、金句摘抄、插圖庫。

所以，表面看是管理文檔，其實(shí)是運(yùn)用的是時(shí)間管理和知識管理的技巧來解決各種工作和生活中的實(shí)際問題，其中的道理是相通的。

那為什么有些人喜歡隨便存儲文件，而不愿意花時(shí)間規(guī)范存儲文件呢？

這還是一個短期滿足和長期規(guī)劃的問題。要克服這種不好的習(xí)慣，就要給自已一個長遠(yuǎn)規(guī)劃，不光要滿足當(dāng)前需求的，還要考慮未來。

希望這些小技巧能幫助你提高工作學(xué)習(xí)效率。